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Processo Administrativo Eletrônico: Instituições federais

Fonte: TCU

Sob relatoria do ministro Walton Alencar Rodrigues, a Secretaria de Controle Externo da Educação (SecexEducação) vem realizando ação de controle, na modalidade Auditoria Integrada, acerca da implementação do Processo Eletrônico nas Instituições Federais de Ensino (IFE) vinculadas ao Ministério da Educação.

O trabalho foi realizado mediante o envio de questionário eletrônico (Lime Survey) a 63 universidades federais, 38 institutos federais de educação, ciência e tecnologia, dois centros federais de educação tecnológica e mais o Colégio Pedro II.

A ação tem dois objetivos principais:

  • Verificar o estágio de implantação do processo administrativo eletrônico nas instituições, cujo prazo estabelecido pelo Decreto 8539/2015 era até outubro do ano de 2017; e
  • Avaliar se as IFE disponibilizam ferramenta de transparência ativa dos seus processos eletrônicos, que, no caso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), consiste no “Módulo de Pesquisa Pública”, desenvolvido pelo Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE) e utilizado apenas por parte das instituições.

A utilização do processo eletrônico nas entidades proporcionará avanços na gestão administrativa das IFE, com ganhos em eficiência, economicidade, celeridade, segurança e sustentabilidade ambiental, entre outros aspectos já vivenciados pelo Tribunal desde que passou a utilizar o e-TCU/Administrativo há cerca de dez anos.

Do ponto de vista do controle, com o Módulo de Pesquisa Pública será possível maior transparência e efetividade, já que os processos eletrônicos administrativos estarão disponíveis para acesso a qualquer momento e por qualquer cidadão, independentemente de cadastros, requerimentos e autorizações (salvo nas situações em que a legislação dispuser quanto a restrições de acesso).

Entre as possibilidades criadas com o uso de processos administrativos eletrônicos, destaca-se que:

  • Já é comum utilizar bases de dados numéricos em ações de controle, mediante o cruzamento das informações. Com a evolução das técnicas, poderá ser possível realizar análise de dados textuais a partir de grande volume da massa documental (pareceres, informações, mensagens de e-mail, etc) que compõem o acervo digital dos processos eletrônicos;
  • Através do Barramento de Serviços, a tramitação de documentos e processos entre os órgãos e o Tribunal poderá ser realizada de maneira digital, com segurança e confiabilidade de entrega, mediante a integração entre os diferentes sistemas;
  • Por meio do Módulo de Pesquisa Pública, já utilizado em parte das instituições, pode-se obter informações e acompanhar o andamento e o conteúdo de processos administrativos, diminuindo a necessidade de diligências, reduzindo a necessidade de permanência em campo das equipes do Tribunal e proporcionando maior eficácia às ações de controle, que podem ser realizadas de forma remota, concomitante e não ostensiva.

Diversas ferramentas vêm sendo usadas pelos órgãos federais para os seus processos eletrônicos. As mais comuns são o SEI, utilizado amplamente no executivo federal, o SIPAC/SIG (muito utilizado em Universidades) e o SUAP (mais comum nos Institutos Federais).

Ainda que as entidades utilizem a mesma plataforma, há diferentes níveis de transparência ativa dos processos e documentos. Algumas possuem módulo de pesquisa pública implantado integralmente, para todos os tipos de processos e com restrições de acesso apenas nos casos legalmente previstos; parte classifica apenas alguns tipos de processos como públicos e outros, como da área de pessoal, como restritos; outras possibilitam apenas a consulta de metadados, sem acesso ao conteúdo dos autos.

Além disso, as ferramentas de busca dos processos nos sistemas não são amigáveis e padronizadas, indicando a necessidade de melhorias para garantir maior transparência.

De modo a demonstrar a utilização dos processos eletrônicos administrativos, foram selecionados alguns exemplos abaixo. Todas as informações dos exemplos foram classificadas pelos respectivos órgãos como públicas.